Description
Ce stage pratique vous permettra d'appréhender toutes les étapes préliminaires à la mise en oeuvre d'une solution de GED ou de gestion de contenu d'entreprise. Vous apprendrez à organiser et à indexer votre fond documentaire, et identifierez les types de contenu dont vous avez besoin.
À qui s'adresse cette formation ?
Pour qui ?
Toute personne impliquée dans un projet de GED ou de gestion de contenu.
Prérequis
Les objectifs de la formation
Programme de la formation
- Identifier les éléments de l'analyse documentaire
- - Le cycle de vie des documents.
- - Les référentiels documentaires.
- - Le dossier d'analyse : plans de classement, tableaux de gestion, règles de conservation.
- - Identifier les différents types de documents.
- - L'acquisition et l'utilisation des métadonnées.
- - Les principales normes et standards utiles à l'analyste.
- - Les logiciels documentaires.
- - Etude de cas Présentation d'un dossier d'analyse.
- Créer le plan de classement
- - Les grandes classifications universelles.
- - Définir le périmètre du champ documentaire.
- - Analyser les activités et identifier les relations entre les activités et les documents selon la norme ISO-26122.
- - Méthodologie de conception adaptée.
- - Test et évaluation.
- - Les outils logiciels d'aide à la création.
- - Travaux pratiques Proposer le plan de classement d'un échantillon de documents.
- Indexer les contenus
- - Règles et méthodes d'indexation.
- - Choisir les métadonnées descriptives des contenus.
- - Définir une stratégie d'indexation : listes d'autorité, folksonomies.
- - Choisir les organisations d'index à implémenter : thesaurus, taxonomies, catégorisations.
- - Les logiciels d'aide à l'indexation.
- - Travaux pratiques A l'aide du dossier d'analyse documentaire, proposer une organisation pour indexer un échantillon de documents.
- Modéliser les flux documentaires
- - Identifier et représenter les flux documentaires.
- - Compléter le dossier d'analyse documentaire : profils utilisateur et matrices de workflow.
- - Formaliser la circulation des documents entre les utilisateurs.
- - Les logiciels d'aide à la modélisation.
- - Travaux pratiques Compléter le dossier d'analyse documentaire pour représenter la circulation des documents dans une chaîne de validation.
- Créer les modèles de contenu
- - Identifier les types de contenu.
- - Définir les propriétés, les aspects et les associations.
- - Utiliser les modèles de contenu dans la recherche et le classement des documents.
- - Démonstration Création d'un modèle de contenu avec Drupal et Alfresco.
- Finaliser le dossier d'analyse documentaire
- - Analyser la qualité et la pertinence de l'organisation documentaire.
- - Faire évoluer le plan de classement.
- - Démonstration Mettre en oeuvre le dossier d'analyse documentaire dans une solution logicielle.
